CAPEXIAClôturer chaque mois avec des chiffres figés
Une photographie validée de chaque mois, que personne ne modifie sans motif ni trace.
- Contrôles calculés
- Version définitive figée
- Réouverture motivée
La situation
Prenons la clôture de septembre. Le comité d'octobre s'appuie sur les chiffres de fin septembre : 268 MDH engagés, 191 MDH facturés. Une semaine plus tard, une seconde version du rapport circule avec 9 MDH d'engagé en plus, parce que des commandes de septembre ont été saisies en octobre. Le comité passe vingt minutes à chercher quelle version fait foi.
| Échéance | Étape | Responsable |
|---|---|---|
| Fin du mois | Synchronisation de fin de mois avec l'ERP | Automatique |
| J+2 ouvrés | Contrôles calculés : écarts non traités, données périmées, rattachements manquants | Contrôle de gestion |
| J+3 ouvrés | Version provisoire, écarts expliqués | Contrôle de gestion |
| J+5 ouvrés | Version définitive, figée | Direction financière |
Échéance de cinq jours ouvrés dans l'exemple : c'est un paramètre.
Ce qui bloque aujourd'hui
| Ce qui bloque | Ce que cela produit |
|---|---|
| Des chiffres qui changent entre deux versions | Deux rapports du même mois ne donnent pas le même engagé. |
| Aucune version de référence | Chacun présente la version qu'il a en main, et le comité débat de la version plutôt que de la décision. |
| Des corrections après coup sans trace | Impossible de retrouver ce qui a été présenté en octobre pour le mois de septembre. |
Le déroulé dans Capexia
Synchronisation de fin de mois
Les données de l'ERP du mois sont lues une dernière fois.
Contrôles calculés
Capexia liste ce qui empêche de clôturer : écarts non traités, synchronisation trop ancienne, dossiers non rattachés.
Version provisoire
Le contrôle de gestion explique les écarts restants et prépare la version provisoire.
Version définitive figée
La direction financière valide : les chiffres du mois ne bougent plus.
Faits postérieurs
Une commande de septembre saisie en octobre est reportée au mois suivant, et non réintégrée en silence.
Réouverture motivée
Rouvrir un mois clos est réservé à la direction financière, avec un motif, et l'action est journalisée.
À l'écran
Ce que chacun y gagne
Direction financière
Présenter des chiffres contestés en comité.
Présenter une version unique, validée et figée.
Contrôle de gestion
Refaire les tableaux à chaque nouvelle saisie.
Clôturer en cinq jours ouvrés avec une liste de contrôles.
Audit interne
Reconstituer l'état d'un mois passé.
Consulter chaque clôture à l'identique, avec ses réouvertures.
Ce que cela permet d'éviter
- Les débats sur la bonne version des chiffres
- Les corrections silencieuses après validation
- Les écarts de saisie qui se reportent d'un mois sur l'autre
Ce que vous paramétrez
- L'échéance de clôture, en jours ouvrés
- Les contrôles bloquants avant validation
- Qui valide la version définitive et qui peut rouvrir
Questions fréquentes
Peut-on rouvrir un mois clos ?
Oui, par la direction financière uniquement, avec un motif. La réouverture est journalisée.
Que devient une saisie tardive ?
Un fait postérieur à la fin du mois est reporté au mois suivant.
Retrouve-t-on une clôture passée à l'identique ?
Oui. Chaque version définitive reste consultable telle qu'elle a été validée.
Pour aller plus loin
Voir Capexia en situation
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