Excel ou outil dédié : quand changer de méthode ?

Excel est un excellent outil pour démarrer le suivi des investissements. Il atteint ses limites quand le nombre de projets, de contributeurs et de décisions fait qu'on passe plus de temps à consolider qu'à analyser. Cet article donne six signes, un exemple chiffré dans une banque et une transition en quatre étapes.

Excel n'est pas le problème

Excel est rapide à mettre en place, tout le monde le connaît et il s'adapte à tout. Pour une dizaine de projets, une ou deux personnes qui alimentent le suivi et un circuit de décision simple, il fait très bien le travail. Changer d'outil trop tôt coûte plus cher que de rester sur Excel.

La question n'est donc pas « Excel ou pas Excel », mais : à partir de quand le suivi par fichiers coûte-t-il plus qu'il ne rapporte ?

Un exemple dans une banque

Prenons une banque régionale qui conduit 38 projets d'investissement : réaménagement d'agences, évolutions du système d'information, sécurité des sites. Le suivi repose sur neuf fichiers Excel : un par direction, plus un fichier de consolidation tenu par le contrôle de gestion.

Chaque mois, deux personnes consacrent trois jours à rassembler les fichiers, vérifier les liaisons, relancer les contributeurs et reconstituer un tableau unique. Cela représente 6 jours-hommes par mois, soit 72 par an, plus de trois mois de travail d'un collaborateur, consacrés à assembler des chiffres plutôt qu'à les analyser.

Le même suivi laisse aussi apparaître trois difficultés :

• Les engagements de l'ERP sont recopiés à la main, avec des décalages de plusieurs jours.
• Deux versions du fichier de consolidation circulent au moment du comité.
• Une rallonge de 0,4 MDH sur un projet d'agence a été validée par e-mail, sans qu'aucun fichier ne la mentionne.

Un risque connu : les erreurs de tableur

Ce n'est pas qu'une impression. Une revue de la littérature publiée en 2024 par Pak-Lok Poon et ses collègues, dans Frontiers of Computer Science, rapporte que 94 % des tableurs utilisés dans la décision en entreprise contiennent des erreurs. Plus un fichier est partagé, copié et modifié par plusieurs personnes, plus ce risque augmente.

Cela ne condamne pas Excel. Cela rappelle qu'un fichier qui concentre des décisions de plusieurs millions de dirhams mérite des contrôles qu'un tableur seul ne fournit pas.

Six signes qu'il est temps de changer

1. Plusieurs fichiers pour le même suivi. Dès que l'information est répartie, la consolidation devient un travail à part entière.
2. Des versions concurrentes. Au comité, deux personnes présentent des chiffres différents pour le même projet.
3. Des ressaisies depuis l'ERP. Chaque recopie est une source d'erreur et un retard.
4. Des décisions retrouvées dans des e-mails. La décision, ses conditions et son auteur ne sont pas rattachés au projet.
5. Aucune réponse à « qui a modifié ce montant, et quand ? » Sans traçabilité, un écart devient un soupçon.
6. Une dépendance à une personne. Si le fichier de consolidation n'est maîtrisé que par un collaborateur, son absence bloque le suivi.

Trois signes ou plus : la question mérite d'être posée sérieusement.

Ce que fait Excel très bien

Il serait faux de tout remplacer. Excel reste le meilleur outil pour :

• construire un modèle de rentabilité (VAN, TRI, scénarios) avant la décision ;
• faire une analyse ponctuelle ou une simulation ;
• préparer un graphique pour une présentation.

Un outil dédié ne supprime pas Excel : il le sort du rôle de base de données partagée, pour lequel il n'a pas été conçu.

Ce qu'un outil dédié ajoute

• Un circuit de décision : la demande, le niveau de validation, la décision et ses conditions au même endroit.
• Des données de l'ERP lues sans ressaisie : l'engagé, le facturé et le payé arrivent d'eux-mêmes.
• Une traçabilité : chaque modification est datée et attribuée.
• Des chiffres figés à chaque clôture : un seul état par mois, qui ne bouge plus.
• Une vue unique pour tous : directions, contrôle de gestion et comité lisent les mêmes chiffres.

Une transition en quatre étapes

1. Cartographier l'existant : lister les fichiers, qui les alimente, d'où viennent les données.
2. Choisir un périmètre pilote : une direction ou quelques projets en cours, pas toute la banque d'un coup.
3. Reprendre l'historique utile, pas tout l'historique : les projets en cours et les dernières clôtures suffisent.
4. Fixer une date d'arrêt des fichiers parallèles. Si les deux systèmes vivent ensemble trop longtemps, personne ne sait lequel fait foi.

À faire ce mois-ci

• Compter le nombre de fichiers et de personnes impliquées dans le suivi
• Mesurer le temps passé chaque mois à consolider
• Cocher les six signes : combien s'appliquent à votre situation ?
• Identifier ce qui doit rester dans Excel (modèles, simulations)

Et dans Capexia

Capexia remplace les fichiers de suivi par un portefeuille unique : circuit de décision, quatre montants lus dans votre ERP en lecture seule, traçabilité et clôture mensuelle. Pour comparer avec votre organisation actuelle, consultez la comparaison avec les alternatives ou demandez une démonstration.