CAPEXIARapprocher l'autorisé du facturé dans l'ERP
Comparer ce qui a été décidé à ce que l'ERP enregistre, expliquer chaque écart, et ne plus rien ressaisir.
- ERP en lecture seule
- Plusieurs dossiers par investissement
- Écart traité avec motif
La situation
Prenons le même groupe en cours d'exercice. Sur 420 MDH autorisés, les dossiers d'investissement ouverts dans l'ERP totalisent 404 MDH. Les commandes atteignent 268 MDH, les factures 191 MDH et les règlements 158 MDH. Un investissement de modernisation de four, autorisé à 25 MDH, est suivi sur deux dossiers ERP qui totalisent 26,2 MDH : un écart de 1,2 MDH que personne n'a encore expliqué.
| Montant | Groupe (MDH) | Part de l'autorisé |
|---|---|---|
| Autorisé | 420 | 100 % |
| Dossiers ERP | 404 | 96,2 % |
| Engagé (commandes) | 268 | 63,8 % |
| Facturé | 191 | 45,5 % |
| Payé | 158 | 37,6 % |
Ce qui bloque aujourd'hui
| Ce qui bloque | Ce que cela produit |
|---|---|
| Des exports de l'ERP ressaisis dans des fichiers | Les chiffres du suivi ont toujours quelques jours de retard, et des erreurs de copie. |
| Un investissement réparti sur plusieurs dossiers | Le total des dossiers n'est jamais comparé à l'autorisation d'origine. |
| Des écarts sans auteur ni motif | Un dépassement de 1,2 MDH peut rester invisible jusqu'à la clôture de l'investissement. |
| Un statut de paiement lu facture par facture | Le payé réel n'est connu qu'après une extraction spécifique. |
Le déroulé dans Capexia
Synchronisation en lecture seule
Dossiers d'investissement, commandes et factures, avec leur statut de paiement, lus dans l'ERP.
Rattachement des dossiers
Les deux dossiers du four sont rattachés au même investissement : l'autorisé se compare à leur total.
Détection de l'écart
Les dossiers totalisent 26,2 MDH pour 25 MDH autorisés : l'écart de 1,2 MDH apparaît dans la liste des écarts à traiter.
Traitement avec motif
Le contrôle de gestion saisit le motif. Au-delà de 1 MDH dans l'exemple, la direction financière valide.
Effet explicite
L'effet de l'écart sur l'autorisé est affiché : rallonge à décider, ou dossier à corriger dans l'ERP.
Fraîcheur surveillée
Une alerte signale toute synchronisation plus ancienne que le délai défini.
À l'écran
Ce que chacun y gagne
Contrôle de gestion
Exporter, ressaisir et recouper chaque mois.
Lire l'ERP sans ressaisie et traiter les écarts dans une liste unique.
Direction financière
Découvrir un dépassement à la clôture du projet.
Valider les écarts significatifs dès qu'ils apparaissent.
DSI
Ouvrir des accès en écriture à un outil tiers.
Un compte technique en lecture seule, limité aux données utiles.
Ce que cela permet d'éviter
- Les ressaisies et leurs erreurs
- Les dépassements découverts tard
- Les écarts sans explication ni responsable
- Les extractions spécifiques pour connaître le payé
Ce que vous paramétrez
- Le mode d'accès à l'ERP, avec votre DSI
- La règle de rattachement des dossiers aux investissements
- Le seuil au-delà duquel un écart est validé par la direction financière
- La fréquence de synchronisation et le délai d'alerte
Questions fréquentes
Capexia écrit-elle dans l'ERP ?
Non. Capexia lit l'ERP et n'y écrit jamais : ni commande, ni facture, ni imputation.
Peut-on corriger un montant dans Capexia ?
Non. Un écart se traite avec un motif, et son effet sur l'autorisé est explicite. Aucune correction silencieuse.
Un investissement peut-il avoir plusieurs dossiers ERP ?
Oui. L'autorisé appartient à l'investissement et se compare au total de ses dossiers.
Pour aller plus loin
Voir Capexia en situation
Une démonstration sur un cas d'investissement représentatif de votre secteur.
- Une démonstration d'une heureSur un cas d'investissement proche du vôtre.
- Un pilote sur un périmètre réelUn site ou une entité, quelques investissements en cours.
- Votre ERP en lecture seuleInstallation On Premise, validée avec votre DSI.