CAPEXIAUne grille de délégation fixe qui décide, selon le montant et la nature de l'investissement. Elle ne tient que si elle est écrite, connue, appliquée au projet et non à la commande, et révisée. Dans l'exemple d'un équipementier automobile, six petites demandes sous le seuil cachaient un projet de 0,82 MDH qui aurait dû passer au niveau supérieur.
Le problème : tout monte, ou rien ne monte
Sans règle écrite, deux dérives apparaissent. Dans la première, tout remonte à la direction : le comité est saturé de demandes mineures, les sites attendent des semaines. Dans la seconde, chaque site décide seul, et la direction découvre les montants une fois les commandes passées.
Une grille de délégation évite les deux. Elle donne au demandeur un circuit prévisible, et à la direction l'assurance que les gros montants lui reviennent.
Un exemple chez un équipementier automobile
Prenons un équipementier automobile de cinq sites. Sa grille de délégation tient en un tableau, montants en MDH (millions de dirhams) :
| Montant du projet (MDH) | Décideur | Délai cible |
|---|---|---|
| Jusqu'à 0,15 | Directeur de site | 3 jours |
| De 0,15 à 1,0 | Directeur industriel et direction financière | 10 jours |
| De 1,0 à 5,0 | Comité d'investissement du groupe | Réunion mensuelle |
| Au-delà de 5,0 | Direction générale, avec accord de l'actionnaire | Selon calendrier |
Lors d'une revue annuelle, le contrôle de gestion remarque qu'un site a validé seul six demandes sur la même ligne d'assemblage, chacune de 0,13 ou 0,14 MDH, donc toutes sous le seuil de 0,15 MDH. Cumulées : 0,82 MDH. Ce projet aurait dû passer au niveau de la direction industrielle et de la direction financière.
Personne n'a triché volontairement. La ligne a évolué par petites touches, chacune présentée comme une demande à part. Mais le résultat est le même : une décision de 0,82 MDH a été prise au niveau d'un seuil de 0,15 MDH.
Les règles qui rendent une grille efficace
- Le seuil s'applique au projet, pas à la commande. Toutes les demandes qui concourent au même projet sur douze mois s'additionnent. C'est la règle qui empêche le fractionnement.
- Un seuil par niveau, et une nature par exception. Au-delà du montant, certaines natures suivent un circuit propre : sécurité, réglementaire, démarrage d'un nouveau programme client.
- Un circuit d'urgence défini à l'avance. Dans l'automobile, la date de démarrage de série (SOP) est contractuelle : une urgence peut justifier une décision accélérée, ratifiée ensuite par le comité sous 30 jours. Sans circuit prévu, l'urgence devient un contournement.
- Un dépassement revient à l'autorité qui a décidé. Un projet autorisé à 0,60 MDH qui atteint 0,68 MDH (+13 %) repasse devant le même niveau, selon une règle écrite, par exemple au-delà de 10 % de dépassement ou d'un montant fixe.
- Les seuils se révisent. Une fois par an, au moment du budget, avec la direction financière. Des seuils fixés il y a dix ans, sans lien avec la taille actuelle du groupe, ne servent plus à rien.
Ce qu'il faut décider avant d'écrire la grille
- Que mesure le seuil ? Le montant de la demande, le cumul du projet, le coût total sur la durée de vie ? Cette question est à trancher d'abord.
- Quelle est la devise de référence ? Dans un groupe qui achète en euros ou en dollars, un seuil exprimé en dirhams suppose une règle de conversion écrite.
- Qui remplace qui ? L'absence du directeur de site ne doit pas bloquer un circuit de décision ; la suppléance se prévoit.
- Comment trace-t-on la décision ? Un seuil sans traçabilité de la décision et de ses conditions est une règle sans preuve.
Les erreurs les plus fréquentes
- Une grille connue de quelques personnes. Si le demandeur ne sait pas à qui s'adresser, il s'adresse à celui qu'il connaît.
- Des exceptions orales. « Pour ce client, on a toujours fait comme ça. » Les exceptions non écrites finissent par être la règle.
- Aucun contrôle a posteriori. Sans revue périodique des demandes par site et par projet, personne ne repère le fractionnement.
- Une grille trop fine. Dix niveaux et vingt exceptions : plus personne ne la maîtrise. Quatre niveaux suffisent le plus souvent.
À faire ce mois-ci
- Écrire la grille actuelle en une page, telle qu'elle est pratiquée
- Lister, pour chaque site, les demandes des douze derniers mois regroupées par projet
- Repérer les projets dont le cumul dépasse un seuil supérieur
- Définir le circuit d'urgence et la durée de ratification
- Fixer la date de la prochaine révision des seuils
Et dans Capexia
Dans Capexia, les seuils de délégation sont des paramètres : chaque demande est dirigée vers le bon niveau de décision, et les demandes d'un même projet sont rapprochées. Chaque décision est enregistrée avec ses conditions, son auteur et sa date. Pour voir un circuit sur un cas proche du vôtre, demandez une démonstration. Une trame de grille est aussi disponible dans Modèles et trames.